こんにちは。元小学校教員のたまごです。
小学校では学期ごとに個人懇談会がありますよね。
この準備が意外と大変で、スケジュールを組む前に調整しなければならないことがたくさんあります。
わたしは新任の頃、教員間での確認が足りず、個人懇談会直前に日程変更が必要になり大変だった経験があります。
そんなわたしが、今回は「個人懇談会の日程調整」のポイントについて、新任教員の方に向けてわかりやすく解説します。
具体的には、個人懇談会までの次の４つの流れ
- 個人懇談会のお知らせを配布
- 希望日時の用紙を回収
- 日程調整
- 日時決定のお知らせを配布
に沿って、それぞれの段階でおさえておきたいポイントを解説します。
オンラインで日程調整ができる学校の場合は、①、②、④を飛ばしてもらって大丈夫です。
個人懇談会のお知らせを配布
まずは「手紙の配布」です。
ここで大事なポイントが２つあります。
- 保護者に手紙が渡るようにする
- 提出期限を守ってもらう
これらを意識するだけで、用紙の回収スピードが格段に上がります。
例えば、わたしは
- 保護者に手紙を渡すように子どもたちに念を押す
- 連絡帳に「個人懇談の手紙 〇日締切」と具体的に書く
などを実施していました。
希望日時の用紙を回収
次は「用紙の回収」です。締切を設けているので、基本的には期限まで待ちます。
しかし、ただ待っているだけでは回収率は上がりません。締切まで毎日全員の提出状況をチェックします。
そして未提出者には、次の３つのポイントを確認します。
- 保護者に手紙を渡したか
- 保護者は内容を確認したか
- 用紙を持ってきているのに出し忘れていないか
締切日に全員分の希望日時を集められるように手を打っておきましょう。
日程調整
次はいよいよ「日程調整」です。
ここで大事なポイントは３つあります。
- 兄弟姉妹に配慮する
- 特別支援に配慮する
- 勤務時間外は管理職に相談する
それぞれ詳しく解説していきます。
ちなみに日程表は、共通のフォーマットがない学校では、自分で用意します。Wordで簡単な見本を作成してみたので、ご活用ください。
兄弟姉妹に配慮する
兄弟姉妹が在学している場合、保護者の負担を減らすために、同日の近い時間帯に個人懇談会を設定します。
基本的には、先に日程表が完成したクラスに合わせて、後からスケジュールを組むクラスが調整します。
ここでとても大事なのが
- 自分のクラスの日程表が完成したら、兄弟姉妹クラスの担任に知らせる
- 兄弟姉妹クラスの日程表が完成していたら、日時が被っていないかを確認する
を徹底することです。
最終的に、全ての兄弟姉妹クラスの日程表を確認しておきましょう。
特別支援に配慮する
特別支援学級に在籍している子の個人懇談会は、クラス担任と特別支援担当が同席して行う場合と、それぞれ別れて行う場合があります。
まずは、どういう形で個人懇談会を行うのか、担当者同士で確認します。
もし同席して行うなら、その分話す内容も増えるので、時間を長めに設定しましょう。
別れて行うなら、保護者の負担を考えて、同日に連続する時間帯を設定しましょう。
勤務時間外は管理職に相談する
保護者も忙しい方が多いので、勤務時間外の時間を希望されることがあります。
しかし、公立学校の教員は原則として、給特法の「超勤4項目」以外に時間外勤務を命じられることはありません。
個人懇談会を含め、この４項目以外の時間外勤務は、教員の自発的な活動とみなされ、サービス残業となります。
個人懇談会は学校の年間行事なので、教員の自発的な活動として予定に組み込むというのは、本来推奨される行為ではありません。
まずは、電話懇談や期間外の日程で調整するなど、勤務時間内に実施するための代案を考えましょう。
もし、どうしても勤務時間外になってしまうようなら、必ず管理職から許可を得ましょう。
日時決定のお知らせを配布
さいごは「手紙の配布」です。
はじめに手紙を配布したときと同じように、手紙が保護者に渡るように意識して、子どもたちに声かけをしたり連絡帳に書いたりしましょう。
このとき、サポートが必要な家庭には電話で知らせておくと親切です。
まとめ：日程調整ではリスク管理が大事！
以上、「個人懇談会の日程調整」のポイントを解説しました。
スケジュールを調整するときは、とにかくリスク管理がとても大事です。
気を付けることが多くて手間かもしれませんが、トラブルが起きるよりは断然マシなので、予想できるトラブルは未然に防ぎましょう！
新任教員の方や初めて学級担任をもつ方は、ぜひこの記事を参考にして、日程調整を進めてください。
確認、確認、確認……その確認があなたを助ける！
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